TPS

Transaction processing system

سیستمهای پردازش رخداد

به طور کلی در هر سازمانی یک سری رخداد وجود دارد که برای سازمان حیاتی است، لذا باید از این اطلاعات به نحو احسند استفاده شود. از نظر تنوع، این نوع سیستم­ها بیشترین تنوع را دارند. TPSها سیستم­های ساده­ای هستند و پیچیدگی خاصی ندارند و ترکیب بیشتر آنها در جمع­آوری اطلاعات می­باشد. سیستم­های پردازش رخداد معمولاً در سازمان­ها برای انجام کارهای ساده و تکراری و اموری که بصورت روزانه انجام می­گیرند، مورد استفاده قرار می­گیرد. کار با این سیستم­ها ساده و روتین است و این سیستم­ها بیشتر، رخدادهایی را ثبت می­کنند که ارتباط سازمان با بیرون از سازمان مطرح می­باشد. TPSها معمولاً سیستم­های کامپیوتری هستند. این سیستم­ها کاملاً ساخت­یافته بوده و اهداف و منابع آنها از قبل تعیین شده می­باشد. از کار افتادن TPS، گاهی مساوی با ورشکستگی سیستم است. به طور کلی TPS بستری فراهم می­کند که سایر سیستم­ها بر آن بنا می­شوند.عملیات روزانه سازمان­ها بوسیله­ی این سیستم­ها انجام می­پذیرد. از خصوصیات اصلی این سیستم­ها داشتن ماهیت روتین، داشتن داده و اطلاعات حجیم و دارای جزئیات و عدم نیاز به تصمیم­گیری­های مدیریتی در حین كار با سیستم می­باشد.

امـــور عملیاتی سازمان کــــه غالبا ماهیتی تکراری و مستمر دارند و به دلیل حـــجم بالا،نیروی انسانی زیادی را نیز به خود اختصاص می دهند را می توان از طریق بــه کـــارگیری سیستمهای پردازشی تعاملی مکانیزه کــرد و از تعداد نیروی انسانی مورد نیاز کاست. در کل، دو نوع سیستم پردازشی تعاملات (TPS ) وجود دارد:

۱- سیستمهای پردازشی بهنگام: در این نوع سیستمها،ارتبــاط مستقیمی بین کاربر و برنامه های کاربردی وجود دارد. کاربر، داده های مربوط به یک عـــمل یا معامله را وارد سیستم می کند و برنامه در مورد آن معامله به کاربرپاسخ می دهد. در این نوع پردازش، بین ورود داده ها، پردازش، به هنگام نمودن داده های ذخیره شـده و ارائه گزارش بر اساس آن، فاصله زمانی وجود ندارد.

۲- سیستمهای پردازش دسته ای: در ایـن سیستمها، داده هـای وارده به یـک سیستم، در یک عملیات با فایل تشکیل گروه مـــی دهند و یکجا پردازش مــی شوند. بــعنـــوان مثــال،در یک سیستم پردازش انبار، تمـام کالاهای وارده و صادره دریک چارچـــوب زمــــانی مشخص، فرضا در یک روز معین،در یک گروه قرار گرفته، سپـــس بــر حسب شماره کـــالا مرتب شده و یکجا پردازش می شوند.

 MRS

Management Report System

سیستم گزارشات مدیریت

پس از ایجاد بستر ارتباطی مناسب جهت انتقال داده ها در سازمان و نصب تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری مورد نیاز و ایجاد مدیریت پایگاه و سیستم های پردازش عملیاتی (TPS)ها، می‌توان سیستم اطلاعات مدیریت MIS را در سازمان مستقر کرد و از سه بخش اصلی آن بهره مند شد. این سه بخش عبارتند از:

در اینجا به توضیح سیستم گزارشات مدیریت یا Management Report System می پردازیم :

MRS رایج ترین نوع سیستم های پشتیبانی مدیریتی بعد از استقرار MIS در سازمان است. این سیستم بیشتر نیازهای اطلاعات روزانه مدیران را برای تصمیم گیری تأمین می کند. این سیستم گزارشات متنوعی تهیه کرده و در اختیار مدیران قرار میدهد. محتوی این گزارشات پیشاپیش توسط مدیران مشخص میشود و بنابر این کاملاً با نیازهای آنها تطابق دارد.

نحوه عملکرد این سیستم ها بدین صورت است که اطلاعات واقعی که توسط سیستم های پردازش عملیاتی یا TPS)ها) ایجاد شده است با اهدافی که توسط مدیران به عنوان استراتژی سازمان مشخص شده مقایسه می گردد. در حقیقت اطلاعات واقعی با شاخص های کلیدی موفقیت Critical Success Factor یا CSF ها که اهداف عملیاتی واحدها هستند مقایسه میشوند و مسائل و مشکلاتی که در رسیدن به این اهداف وجود دارد به مدیران سازمان گزارش داده میشود که بر مبنای آن بتوانند تصمیمات مقتضی را در رابطه با مشکل بوجود آمده اخذ نمایند.

این گزارشات می تواند مبنایی برای پرداخت پاداش در سازمانها قرار گیرد به این ترتیب که اگر واحدی در سازمان کارش را به موقع انجام دهد و از اهداف خود جلوتر حرکت کند لایق و مستحق پاداش بیشتری خواهد بود. باید به این نکته توجه داشت که سیستم گزارشات مدیریت MRS فقط یک سیستم گزارش ساز نیست که از اطلاعات سیستم های موجود گزارش هایی را تهیه کند و در کنار هم قرار دهد بلکه کاری بس فراتر از تهیه گزارش است. چون در این قسمت مدیر باید خیلی سریع و بدون معطلی متوجه شود که در سازمان چه اتفاقی در حال وقوع است و عملکرد واحدهای سازمان چگونه است. بعنوان مثال میتوان سازمانی را در نظر گرفت که دارای ۵ حوزه وظیفه ای شامل :

– مدیریت تکنولوژی

– مدیریت منابع مالی

– مدیریت بازاریابی

– مدیریت منابع انسانی

– مدیریت اطلاعات

در MRS طراحی شده برای این سازمان کلیه حوزه ها در مونیتور کامپیوتر قابل مشاهده میباشد (مانند صفحات اینترنت). در صورتیکه حوزه ای به اهداف تعیین شده دست پیدا کرده باشد با رنگ آبی و در صورتیکه حوزه ای به اهداف نرسیده باشد و یا تأخیری در عملکرد داشته باشد با رنگ قرمز و نارنجی به نمایش درمی آید. در اینجا مدیریت عالی سازمان متوجه میشود وضعیت حوزه های وظیفه ای سازمان چگونه می باشد.

باید توجه داشت به علت یکپارچگی و مرتبط بودن سیستم ها که از خصوصیات سیستم های جامع یکپارچه می باشد در صورت وجود اشکال یا تأخیر در یکی از حوزه ها، در حوزه دیگر هم این اشکال مشاهده میشود. در آخر مدیریت سازمان با آگاه شدن از وجود اشکال در حوزه ای از سازمان می تواند با انتخاب آن حوزه روی مونیتور وارد آن شده و متوجه شود کدام قسمت از وظایفی که قرار بوده انجام شود تحقق نیافته است و به اهداف خود نرسیده است.

بعنوان مثال اگردر حوزه منابع انسانی در قسمت جذب نیروی انسانی مشکلی وجود داشته است، حوزه منابع انسانی با رنگ قرمز در مونیتور مشخص می گردد و با وارد شدن به کلیه زیر سیستمهای آن مشاهده می گردد که یکی از قسمت های آن یعنی نیروی انسانی قرمز است. با انتخاب آن مورد براحتی میتوان دلیل بروز این مشکل را ردیابی نمود بعنوان مثلاً نبودن مجوز لازم جهت استخدام و یا نبودن تخصص لازم در بین متقاضیان استخدام می توانند یکی از مشکلات مربوطه باشد.

DSS

Decision Support System

این سیستم­ها جهت اجرای مدل­های پیچیده­ی آماری و ریاضی، تحلیل داده­ها و پشتیبانی از تصمیم مورد استفاده قرار می­گیرند. ورودی این سیستم­ها حجم داده­های کم، پردازش همراه با تعامل با کاربر، خروجی تحلیل تصمیم  و کاربران آن پرسنل حرفه­ای سازمان می­باشند. DSSها جهت تصمیم­گیری در مواقعی که سابقه وجود ندارد، استفاده می­شوند و نتایج بدست آمده از آنها بهینه است که مدیران را در اخذ تصمیمات منحصر به فرد که غیر ساخت­یافته یا نیمه ساخت­یافته هستند، یاری می­دهد و هوشمندی مدیران یا کارکنان حرفه­ای را با قابلیت­های کامپیوتری ادغام کرده تا کیفیت تصمیمات را بهبود بخشد.

خصوصیات عمده­ی DSSها:

1.پیوند داده­های اطلاعاتی و مدل­ها 2.یاری دادن مدیران که با مسائل غیر ساخت­یافته روبه­رو هستند 3.پشتیبانی قضاوتهای مدیریتی به جای جایگزینی 4.هدف، بهبود اثربخشی تصمیمات بوده و ملاک کار این نیست 5.اطلاعات مورد نیاز حتی پس از شناسایی توسط مدیر باید از طریق منابع خاص تفکیک گردد 6.از ابتدا مشخص نیست که بهترین اقدام در خصوص بهترین تصمیم چیست 7.برخی از داده­های DSS از طریق TPS و برخی از طریق MIS تامین می­شود و بعضی EIS و خارج سازمان بدست می­آیند 8.از انعطاف پذیری بیشتری نسبت به MIS برخوردارند

برخی از منافع DSSها:

1.توانایی پشتیبانی و حل مسائل پیچیده 2.پاسخ صحیح به شرایط غیر منتظره 3.توانایی آزمایش استراتژی­های گوناگون تحت شرایط مختلف بصورت سریع و بی­طرفانه 4.درک جدید و یادگیری کاربر می­تواند به ترکیب مدل­ها تحلیل بهتر منجر شود 5.ایجاد ارتباط آسان 6.کنترل و عملکرد بهتر مدیریت 7.صرفه­جویی در منابع یا هزینه­ها 8.تصمیمات بی­طرفانه 9.افزایش بهبود 10.حمایت و پشتیبانی از گروه­ها

EIS

Executive Information System

سیستم­های اطلاعاتی اجرایی

سیستم EIS به مدیر ارشد سازمان کمک می­کند تا یک تصویر کلی از سازمان را در اختیار داشته باشد. از آنجایی که مدیر ارشد باید با استفاده از کمترین وسایل و اطلاعات، کاملترین و جامع­ترین برداشت را از وضع سازمان داشته باشد و از طرف دیگر مدیر ارشد باید معیارهایی برای ارزیابی داشته باشد و ریشه­یابی مسائل ممکن است برای مدیر ارشد با اهمیت باشد، این سیستم می­تواند بهترین کمک را به او برساند. توجه مدیر ارشد بیشتر به خارج سازمان می­باشد، از این رو باید بتواند فرصتها و تهدیدها را شناسایی کند. سیستم­های EIS بمنظور کمک به دستیابی مدیران به عوامل کلیدی موفقیت طراحی شده و با معرفی موقعیت­ها و فرصت­ها، امکان تحلیل آن را فراهم می­سازند.

 MIS

Management Information System

سیستم­های اطلاعات مدیریت

این سیستم­ها وظیفه­ی پشتیبانی از مدیریت میانی و بعضاً مدیریت عملیاتی را بوسیله­ی اطلاعاتی که به آن می­دهند، انجام می­دهند تا مدیر وظایفش را بهتر انجام دهد. توجه MIS به گذشته و حال است و به صورت مشخص به عملیات داخلی سازمان توجه دارد و به بیرون سازمان ارتباطی ندارد و عملیات وسیع سازمان را خلاصه می­کند. این سیستم­ها ساخت­یافته و نیمه ساخت­یافته می­باشند. با این حال MIS دارای انعطاف­پذیری بالایی نیست و توان تحلیل و پردازش وسیع و پیچیده را ندارد. همچنین این سیستم در مقابل اطلاعاتی که به مدیر ارائه می­دهد بی­تفاوت است. مدل­هایی که در MIS مورد استفاده هستند، مدل­های ساده­ای بوده و جهت گذارش­گیری استفاده می­شوند.

سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS در سازمان‌ها از طریق مكانیزه كردن كامپیوتری تحقق می‌یابد كه ایجاد سیستم اطلاعات كامپیوتری دارای مراحل مختلفی به شرح زیر است (مدل مرحله ای نولان)

1. آشنا سازی: در این مرحله سازمان با دستگاهی به نام كامپیوتر آشنا می­شود. كاهش هزینه­ها و كاهش حجم اطلاعات روی كاغذ هدف استفاده از این دستگاه است.

2. سرایت: تعریف كاربردهای جدید برای كامپیوتر انجام می­شود و تقاضا برای استفاده از كامپیوتر افزایش می­یابد.

3. كنترل: در این مرحله مدیریت احساس می‌كند كه هزینه‌های استفاده از كامپیوتر افزایش پیدا كرده است و سعی در كنترل آن می‌كند كه شروع به استفاده از سیستمی با عنوان DSS(Decision Support System) می­كند.

([DSS]سیستم پشتیبانی تصمیم): موقعی عمل می­كند كه مسئله بروز شده باشد. این نوع سیستم ادامه یا مكمل سیستم گزارشهای مدیریت است كه از مدلهای تصمیم­گیری و پایگاه داده­هایی خاص در جهت پشتیبانی از تصمیمات نیمه ساخت­یافته یا ساخت­نیافته استفاده می كند.

4. جامعیت: سیستم‌هایی كه در دومین مرحله بطور مجزا پیاده شده بودند با هم جمع شده به این نحو كه داده­ها از یك محدوده به محدوده‌ی دیگر جریان می­یابند. سیستم‌های فرعی پردازش داده با هم جمع شده و بین سیستم‌های فرعی اطلاعات، ارتباط برقرار می­گردد.

5. اداره­ی داده: مدیریت داده از اهمیت پایگاه داده برای پردازش داده آگاه می­شود و نرم­افزاری با وظیفه­ی اداره­ی داده مطرح می­گردد.

6. بلوغ: تمام اجزای سیستم‌های اطلاعات مدیریت در جای خود قرار می­گیرند.

OAS

Office Automation System

سیستم­های اتوماسیون اداری

کار اصلی این سیستم­ها مدیریت اسناد و ایجاد تسهیل در نامه نگاری و اطلاعات درون سازمان می­باشد. در این سیستمها به كمك تكنولوژی ارتباطی و با استفاده از واژه­پردازها‏‏، فایل­های الكترونیكی، نامه­های الكترونیكی، كنفرانس الكترونیكی و … در جهت اتوماسیون اداری استفاده می­گردد. از سیستم­های اتوماسیون اداری برای برقراری مكاتبات بدون كاغذ در سازمان استفاده می­گردد. سیستم اتوماسیون اداری وظیفه­ی برقراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده­دار است. این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت­ها و كیفی كردن كار كمك می­كند. پردازشگر­های متن، پست الكترونیك، ارسال صدا، ارسال فكس، ویدئو كنفرانس و كنفرانس صوتی از ابزارهایی هستند كه می­تواند در این مجموعه بكار رود.

تالیف: علی پرکره