رای استقرار یک سیستم هوش تجاری در یک سازمان می توان ۵ مرحله اساسی در نظر گرفت. این مراحل عبارتند از:
۱. شناسایی اطلاعات هوشمند مورد نیاز سازمان
در این مرحله تصمیم می­گیریم “چه می­خواهیم بدانیم؟”. پاسخگویی به این سؤال به دانستن نیازهای سازمان مورد نظر برای اتخاذ تصمیمات کلیدی تجاری منجر می­شود . در بخش­های مختلف هر سازمان، برای مدیران سؤالات مختلفی مطرح می­شود و معیارهای متفاوتی برای ارزیابی کارایی وجود دارد که همه این موارد باید شناسایی شوند.
اطلاعات هوشمند مورد نیاز در سازمان چگونه تعیین می شوند؟
در سازمان چه تصمیماتی گرفته می شود؟
این تصمیمات برای چه باید اتخاذ شوند؟
تصمیمات سازمان در چه زمانی باید اتخاذ شوند؟
چه کسانی از این اطلاعات هوشمند برای تصمیم گیری استفاده خواهند کرد؟
اطلاعات هوشمند مورد نظر اساسًا مورد نیاز سازمان هستند و نمی توان بدون آنها تصمیم­گیری کرد یا اگر سازمان این اطلاعات را داشته باشد بهتر است؟
۲. استخراج و جمع آوری داده ها از منابع اطلاعاتی موجود.
جمع­آوری و یکپارچه­سازی اطلاعات دارای سه مرحله اصلی است که این سه مرحله عبارتند از استخراج (Extraction)، تبدیل (Transformation) و بارگذاری (Load) اطلاعات. در مجموع از این سه مرحله به ETL یاد می شود.
طی فرایند ETL داده ها از روی سیستم های موجود مانند برنامه های کاربردی یا پایگاه های اطلاعاتی استخراج شده، به فرمت مناسب یک مخزن اطلاعاتی که در اغلب اوقات یک Data ware House است، در می آیند و تبدیلات لازم روی آنها اعمال می­شود . سپس در مخزن اطلاعاتی مذکور قرار داده می شوند . با استفاده از این فرآیند، نیازی به جایگزینی سیستم های قدیمی نیست.
منابع اطلاعاتی درون سازمان یا خارج از آن وجود دارند . نمونه هایی از منابع اطلاعاتی عبارتند از پایگاه های داده ، گزارش ها، مستندات متنی، تصاویر، فایل های صوتی، جداول، صفحات وب و اطلاعات به دست آمده از فرایندهایی چون CRM1، SCM2 و ERP3.
اطلاعات استخراج شده باید قالب الکترونیکی داشته باشند . برای الکترونیکی کردن اطلاعات موجود از اسکنر، دوربین­های دیجیتال، پرس و جو در پایگاه­های داده، جستجو در وب و فایل­های موجود در کامپیوتر استفاده می­شود.
۳. متمرکز کردن و سازماندهی داده ها در یک انبار اطلاعاتی مانند DWH
در ا ین مرحله داده هایی که در مرحله قبل به فرمت استاندارد در آمده اند، در یک مخزن اطلاعاتی مانند DWH قرار داده می شوند. داده ها قبل از ورود به مخزن اطلاعاتی، پاکسازی شده و اطلاعات نامربوط از آنها حذف می­شوند. همچنین اطلاعات دیگری در صورت نیاز به آنها اضافه می شود. نگهداری اطلاعات به این طریق به کاربر اجازه می­دهد اطلاعات مورد نظر خود را از یک مجموعه داده ای کامل استخراج کند و به این ترتیب تجزیه و تحلیل های موردنیاز خود را بر روی آنها انجام دهد.
۴. فراهم کردن ابزار تحلیلی مناسب و نمایش نتایج:
در این مرحله باید بتوان از روی داده های جمع آوری شده، در رابطه با وضعیت و سیاست های کلی سازمان دانش مناسبی استخراج کرد و اطلاعات مورد نیاز را پیش بینی کرد . این کار نیازمند ابزار تحلیلی است . این ابزار باید طوری طراحی شوند که متخصصین تکنیکی و تجاری با زمینه های مختلف تخصصی بتوانند اطلاعات مورد نظرخود را از داده ها استخراج کنند . اطلاعات استخراج شده ممکن است ساده باشد مانند پرس و جوهای متداول در پایگاه داده یا پیچیده باشد مانند استخراج الگو، عیب یابی و پیش بینی یک پدیده خاص.
تحلیلگران تکنیکی وتجاری، از ابزارهای متنوعی برای دستیابی به اطلاعات، تحلیل اطلاعات و مشاهده نتایج استفاده می کنند. ابزارهای اصلی به کار رفته در این مرحله شامل موارد زیر هستند:
گزارش گیری
ابزار پرس و جو مانند OLAP
داده کاوی
در نهایت اطلاعات و نتایج پرس و جوها و گزارش ها را می توان از طریق برنامه های کاربردی رومیزی، Dashboard ها (واسط کاربرهایی که برای استفاده ساده و سریع کاربران طراحی شده اند) اینترانت و پورتال های خارجی به کاربر منتقل کرد.
۵. انجام عملیات
آخرین گام در فرآیند BI تصمیم گیری و انجام عملیات سازمانی بر مبنای نتایج تجزیه و تحلیل اطلاعات در مرحله قبل می باشد . بعد از انجام عملیات و مشاهده نتایج حاصل از آن، اطلاعات تولید شده در سازمان بر مبنای این عملیات، وارد چرخه BI می شوند و نتایج حاصل از انجام آنها با ابزارBI ارزیابی می شوند.

استقرار BI در سازمان در یک بازه زمانی انجام می­گیرد که بنا به اندازه سازمان و بخش هایی از آن که در حوزه سیستم BI قرار خواهند گرفت، می تواند کوتاه یا بلند باشد. ۵ مرحله فوق در واقع نوعی استقرار پلکانی را بیان می کنند که ممکن است ماه ها و حتی سال ها طول بکشد. بنابراین استقرار هوش تجاری یک فرایند پلکانی در یک بازه زمانی خاص است. این نوع استقرار برخلاف استقرار دفعتی و یکباره، می توان مزایای بسیاری را برای استقرار مطلوب سیستم در یک سازمان داشته باشد.
مرحله اول در واقع شناخت مسئله خاص آن سازمان است. همانطور که می­دانیم هر سازمانی شرایط و نیازمندی­های خاص خود را دارد. در این مرحله به شناسایی و کشف نیازمندی­ها و شناخت تمامی جوانب آن پرداخته می­شود. مرحله اول در ادامه کار بسیار مهم است و رضایت نهایی کاربران سیستم، در گرو انجام درست مرحله اول است.
مرحله دوم یکی از سخت ترین و زمانبرترین مراحل کار است. در این مرحله با استفاده از ابزار ها و تکنیک­های مختلف ETL، فرایند استقرار BI تا پایین ترین سطوح سازمان نفوذ می کند و بیشترین برخورد با سازمان به وجود می آید.در این مراحل از تکنیک های مخصوصی استفاده می شود.
مرحله سوم مربوط به ایجاد یک data warehouse است که از روش ها و تکنیک های خاصی برای آن استفاده می شود.
در مرحله چهارم و پنجم کاربرد های اصلی BI در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد و کم کم BI وارد فرایند­های تجاری سازمان می شود.